¿Cómo hacer un evento?

ORGANIZANDO UN EVENTO: TE OFRECEMOS UNA MANERA FÁCIL Y RÁPIDA SIN SORTEAR NINGÚN DETALLE IMPORTANTE

  PRE-EVENTO

Comienza con la contratación de un organizador o con la decisión de una a persona de organizar un evento determinado.

Debemos determinar:

- Tipo de evento a realizarse.

- Objetivos: ¿Para qué lo hago?; ¿Qué quiero lograr?; ¿Cómo desearía que fuera

recordado?; etc.

- Cantidad de personas que asistirán: ¿El evento será privado o masivo? 

-  Fecha y horario de realización.

- Presupuesto: Prever ingresos y egresos. Si el evento es masivo, municipal o de alguna

categoría similar puede tener sponsors y/o auspiciantes, los cuales se incluyen en el

presupuesto.

- Lugar: Puede ser al aire libre o a puertas cerradas. Para algunos eventos como

casamientos o similares es imprescindible contratar el salón con mucha anticipación, en

algunos casos 1 año o más.

- Contacto con los proveedores y contratación de personal, de ser necesario.

- Detalle de actividades mediante una check-list, la misma nos ayuda a no olvidarnos de nada:

Abajo detallamos un ejemplo de check list, debemos tener en cuenta que las mismas varían de acuerdo al evento.

Tipo de evento:………………………………………………………………….
Proveedores:…………………………………………………………………….

Listado de proveedores
Proveedores alternativos
Datos
Persona de contacto
Público- Objetivo:…………………………………………………………….
Nombre del evento:…………………………………………………………...
Fecha:……………………………………………………………………….....
Horario y duración:…………………………………………………………..
Objetivos:……………………………………………………………………..
Programa del participante:

Horario y actividades planificadas.
Medios de difusión:

Folletos Diseño
Carteles Impresión
Invitaciones Distribución
Pósters Prensa
Catering:

Tipo de servicio Servilleta
Menú Fuentes
Bebida Personal de servicio
Vajilla Elementos de limpieza
Hielo y cubas
Montaje:

Relevamiento de sala Elementos necesarios
Diseño de sala Tiempo necesarios
Paredes Tiempo de prueba
Ventanas Horario
Tipo de piso Escenarios y tarimas, escaleras.
Ambientación:

Plantas/arreglos florales Centros de mesa
Mantelería Paredes
Polleras Elementos necesarios
Arreglos para mesas y sillas
Muebles:

Listado Cantidad y tamaño
Sponsors:

Seleccionar y contactar
Persona de contacto
Canje o servicio ofrecido
Proceso de inscripción:

Diseño de ficha de inscripción
Personalmente
Teléfono/correo/ fax/ e-mail
Forma de invitación:

Diseño y envió de invitaciones,
Diseño de elementos para convocatoria
Lista de invitados:

Apellido y nombre Teléfono/ dirección
Forma de contacto E-mail
Estimado de asistencia:

Invitados Comité organizador
Arancelados Extranjeros
VIP Funcionarios
Presentaciones:

Selección e invitación

Recursos necesarios
De oradores

COMUNICACIÓN DEL EVENTO: ¿Qué buscamos con la misma?:

a.      Distribuir datos e ideas para que lleguen a ser de conocimiento de los clientes actuales, potenciales o futuros.

b.      Informar sobre la existencia de un nuevo evento.

c.       Facilitar la comunicación entre el evento y sus públicos.

d.      Crear imagen de marca.

e.       Generar una actitud positiva por parte de los públicos destinatarios.

f.        Contrarrestar situaciones negativas que puedan surgir.

g.      Contrarrestar las actividades de la competencia.

h.      Dirigirse a los públicos objetivos.

i.        Ayudar al ingreso del evento al mercado.

Eventos Privados

Invitaciones formales:

Eventos oficiales:

a.       Las invitaciones van siempre por escrito.

b.      Se entregan dos o  tres semanas antes del evento.

c.       Las tarjetas de invitación llevan grabados o impresos arriba del texto el escudo del país, la provincia o el municipio.

d.      A veces se incluye una pequeña tarjeta de admisión para ser presentada en la puerta, o la aclaración, en la parte inferior, de que se solicitará la tarjeta en la entrada.

e.       Si la reunión es realizada en honor a alguna persona en especial, esto se aclarará en el texto de la invitación.

f.        Aclarar en la redacción tipo de evento, fecha y hora, motivo, tipo de vestimenta.

g.      Sigla R.S.V.P. (Responder Por Favor)

           Eventos para pocos asistentes:

a.       Se podrán hacer invitaciones telefónicas. Una vez que los invitados confirman su presencia, se deberá enviar tarjetas “recordatorias” o “pour mémoire”.

b.      Cuando los invitados ya han confirmado su asistencia, en las tarjetas que se envíen se pondrá toda la información necesaria (tipo de evento, fecha y hora, motivo, tipo de vestimenta).

c.       Se escribirá debajo P.M. (Pour Mémoire), con lo que los invitados entenderán que no deben volver a confirmar, ya que la tarjeta es un recordatorio de la invitación recibida y confirmada por teléfono.

Invitaciones informales

a.       Datos infaltables: motivo, fecha y hora, lugar, tipo de vestimenta.

b.      CREATIVIDAD en el diseño de la invitación.

Requisitos para una correcta redacción:

a.       Se puede elegir la primera o tercera persona, del singular o plurar para redactar, pero debera mantenerse en todo el texto.

b.      Cuidar el uso de los pronombres personales y de los verbos que son los que manifiestan esas personas gramaticales.

c.       Se debe escribir usted o Ud. (no Usted a ud.)

d.      En general no se utilizan abreviaciones.

e.       Evitar oraciones extensas.

Consideraciones generales:

a.       Preferir  el color negro para la tipografía del texto.

b.      Información que no debe olvidarse: nombre de los anfitriones, tipo de evento y motivo del mismo, fecha, hora y lugar del evento, vestimenta adecuada.

c.       RSVP y número de teléfono al que confirmar.

d.      Los sobres se dirigen a los invitados de la misma forma en que se escribió su nombre en la tarjeta.

e.       Los sobres deberán llevar la dirección del anfitrión en la solapa posterior.

Eventos Masivos

Prensa y difusión

a.       Tipo de comunicación con alto grado de credibilidad en función de la utilización del formato noticia para llegar al gran público.

b.   La presencia de un evento en un medio masivo ofrece la posibilidad de que el ciudadano receptor del mensaje lo reciba sin la especulación de la intencionalidad comercial del aviso publicitario.

Acciones de prensa y difusión:

a.       Preparación para la exposición pública (media coaching).

b.      Definición del o los mensajes principales y secundarios (discursos).

c.       Diseño de estrategia de prensa.

d.      Armado de los kits de prensa y producción del material periodístico.

e.       Relacionamiento con los medios.

f.        Gestión de publicaciones.

g.      Seguimiento de repercusiones y análisis (clipping).

h.      Este tipo de comunicación exige continuidad y tiempo para el posicionamiento.

i.        Es muy efectiva para consolidar una buena imagen en la sociedad desde el momento en que penetra por la racionalidad de los públicos.

Publicidad

a.       La concepción de la publicidad como modelo de comunicación parte del hecho de que un productor identificado dirige sus propuestas de compra en forma de mensajes a una masa de consumidores para dar salida a su voluminosa oferta de mercancías.

b.      La naturaleza del receptor de la comunicación publicitaria viene determinada por el hecho de que se dirige a un público masivo, heterogéneo, anónimo y geográficamente disperso.

c.       La masificación del receptor de la comunicación publicitaria se deriva del contexto en el que se desarrolla la actividad económica dentro de las comunidades capitalistas avanzadas.

d.      La sociedad de consumo se caracteriza por la existencia de un gigantesco aparato productivo de bienes y servicios, diversificados y en continuo crecimiento,  que sólo puede mantenerse en funcionamiento si coincide con otro gigantesco proceso de adquisición y posterior destrucción de esos bienes y servicios a través del consumo.

e.       A una producción masiva debe corresponder un consumo masivo.

f.        Esta relación entre producción masiva y consumo masivo se asienta sobre uno de los pilares fundamentales del sistema capitalista que alcanza tanto a productores como consumidores: la competencia.

g.      Un consumo masivo permite integrar a la comunicación publicitaria dentro de la comunicación de masas. La cuantificación del receptor de la comunicación de masas proviene de la naturaleza comercial de la publicidad, de su carácter de comunicación para la venta masiva que obliga al productor a dirigirse a cuantos más individuos pueda para venderles cuantos más artículos pueda.

Categorías de la comunicación publicitaria:

a.       Información.

b.      Persuasión.

c.       Información y persuasión  se combinan en la comunicación publicitaria dando lugar a una curiosa simbiosis entre objetividad y subjetividad.

Promoción

a.       Las acciones promocionales responden a la necesidad de tangibilizar la marca de un producto en los potenciales públicos consumidores.

b.      En una estrategia integral, las acciones promocionales acompañan a las restantes formas comunicacionales.

c.       La creatividad es la madre de este tipo de comunicación porque busca ingeniosos caminos para que quien acceda al producto, lo compre.

DESARROLLO DEL EVENTO

Comienza con la llegada de los invitados o participantes. Debemos tener en cuenta que pueden surgir imponderables que deben resolverse lo mas rápido posible. De haber un organizador el mismo tendrá una función de supervisión, de nexo entre el cliente y los proveedores y podrá ultimar detalles. Es importante saber que de no haber un organizador el anfitrión deberá realizar lo antes nombrado y no podrá disfrutar del todo el evento.

Antes de finalizar, y con el objetivo de conocer la opinión de los participantes se puede realizar una breve encuesta de satisfacción, para poder mejorar procedimientos. Si el evento es privado o informal la misma puede realizarse personalmente, simplemente haciendo preguntas como: ¿Qué le pareció la fiesta?; ¿Se divirtieron?; ¿Disfrutaron la comida?; otras.

A continuación detallamos un ejemplo para una encuesta de satisfacción que podría ser entregada en eventos masivos u oficiales:

1. ¿Qué fue lo que más disfrutó o valoró de este evento?

2. ¿Desea hacer alguna sugerencia para mejorar este evento?

3. ¿Asistirá a este evento nuevamente el próximo año?

Sí No Tal Vez

4. Agregue el comentario que desee sobre este evento o proponga ideas para los próximos eventos.

POST- EVENTO

Es el último paso cuando ya todo ha concluido. Dependiendo del tipo de evento corresponderán a esta etapa algunas o todas las siguientes actividades:

a.       Agradecer a todos los que intervinieron y a quienes contribuyeron con su aporte.

b.      Enviar certificado de asistencia, sin se entregaron personalmente.

c.       Pagar a los proveedores que prestaron servicio.

d.      Devolver el dinero por inscripciones a quienes no asistieron (si es política).

e.       Enviar material a los asistentes.

f.        Devolver el material usado.

g.      Entregar las fotografías, grabaciones, DVD o videos.

h.       Realizar la memoria, informe o publicación.

i.        Enviar gacetillas a los medios de prensa con las conclusiones.

j.         Listar a los participantes efectivos.

k.      Establecer el número total de participantes.

l.        Agradecer los obsequios recibidos.

m.    Realizar la evaluación interna por parte del organizador.  

Una vez finalizada esta etapa, es recomendable destinar un tiempo a realizar una evaluación general del evento, para decidir futuras modificaciones o metodologías.