Feria Provincial de Ciencias y Tecnología.

Organización.

Luego de las Ferias Regionales realizadas en diferentes puntos de la provincia, así como la que se llevó a cabo en el Instituto Carena, los trabajos elegidos por los jurados, deberían proceder a una próxima etapa: la Feria Provincial.

Tal es así que la Tecnicatura Superior en Servicios Turísticos se vio afectada para brindar su apoyo en cuanto a coordinación durante los días que duraría la feria.

Previo al viaje, nos reunimos todos los que participaríamos para informarnos acerca de la división de tareas y delegaciones a cargo; se nos otorgó una carpeta con toda la información del predio, el cronograma de horarios, y demás información sobre el evento.

Llegó el día del viaje, nos encontramos en la Terminal de ómnibus de la localidad de Mina Clavero para luego abordar el colectivo interurbano de la empresa Sarmiento con destino a la ciudad de Córdoba, vía  Cruz del Eje.

Una vez que llegamos a la localidad de Santa María de Punilla, caminamos hasta el predio de la Colonia de Vacaciones Santa María, donde nos alojaríamos ya que allí se llevaría a cabo la Feria. Luego de alojarnos, estuvimos recorriendo el predio y, más tarde cenamos; todavía no había nadie más que nosotros (los alumnos de la tecnicatura) y los coordinadores oficiales de la Colonia.

Al día siguiente, comenzamos a organizarnos con la coordinadora de cada delegación, quien nos indicaba cómo deberíamos manejarnos al momento de la llegada de las delegaciones de los diferentes puntos de la provincia. También armamos las bolsas que luego serían otorgadas a los alumnos participantes de la feria.

A partir de las 18 horas, comenzaron a ingresar al predio las delegaciones, en traffics, colectivos y demás. Cada alumno fue acompañando a la delegación que le correspondía a la cabaña que le correspondía para que se alojasen y luego se dirigieran a las cabañas destinadas para sus stands y, más tarde fueran a cenar al comedor general del predio.

Los siguientes días, se fueron desarrollando las actividades tal como estaban previstas  en el cronograma de horarios.

Al finalizar la jornada, el jurado realizó la entrega de certificados a los trabajos premiados, los mismos que en el mes de noviembre viajarían a la ciudad de Buenos Aires para continuar en la Feria Nacional de Ciencias y Tecnología, a desarrollarse en Tecnópolis. 

Feria Regional de Ciencia y Tecnología

Personalmente, mi participación en esta feria fue muy escasa debido a la organización de la peña folklórica llevada a cabo el día 17 pero, de todos modos, puedo contar algo…

La feria regional se pondría en escena en el patio techado del Instituto Superior “Dr. Carlos María Carena”, en la cual, diferentes colegios de diversos niveles educativos (inicial, primario, secundario y superior) de toda la región presentarían sus trabajos de ciencias y tecnología para darse a conocer, luego ser evaluados y, en algunos casos, pasar a participar de la Feria Provincial de Ciencias y Tecnología a realizarse en la localidad de Santa María de Punilla, Córdoba.

Una tarde de clases, la profesora Rebeca Acedo (encargada de las Ferias), nos citó en el aula de 2° año para hablar y dejar asentado todo lo relacionado con la Feria Regional ya que quedaba poco tiempo y la Tecnicatura en Turismo estaba encargada de la organización de la misma.

Allí se dividieron las tareas, por delegaciones para llevar a cabo la gestión de una manera óptima.

-Peña folklórica-

Organización:

La idea de organizar una peña folklórica surgió con el fin de recaudar fondos para el viaje de estudios que llevará a cabo toda la Tecnicatura Superior en Servicios  Turísticos del Instituto “Dr. Carlos María Carena” situado en la localidad de Mina Clavero, Córdoba; en el corriente mes con destino a Mendoza capital y Alta Montaña.

En base a eso, las alumnas de 3er año de la misma, comenzamos a trabajar en la puesta en acción de algo que pocas conocían como era organizar un evento de esa índole.

La directora de la institución nos cedió el salón de la misma, trabajamos en conseguir donaciones para realizar rifas durante el evento, fuimos a las radios locales para lograr una óptima difusión, hicimos afiches publicitarios a través de la Imprenta Anselmi, la cual nos hizo descuentos por ser en evento de carácter educativo, la municipalidad de Mina Clavero optó por obviar nuestro pedido con respecto al sonido, ya que es uno de los recursos físicos menos accesible, también nos dio muchas vueltas a la hora de autorizarnos el permiso municipal para llevar a cabo el evento y, así, conseguir los adicionales policiales que, de hecho, no hicieron ningún tipo de descuento como apoyo a la causa; contratamos al músico Renzo Tapia (artista local), Raíces de Mi Pueblo y la Academia de Danzas Folklóricas de Demis Pallero, de la localidad de Los Hornillos, Córdoba; tuvimos gran apoyo de algunos profesores/as de la tecnicatura: Rodrigo Alonso, Paula Salinas, Manuel Echegaray, Guillermo Benedetti, Patricia Dreier, Bárbara Von Hermann. Otros profes nos brindaron apoyo con su presencia, lo cual también fue muy importante para nosotras; se consiguió la consignación de las bebidas a través de un distribuidor de la localidad de Nono, Córdoba.

Buscamos y conseguimos sponsors de diferentes comercios de la zona y localidades aledañas a muy bajo costo, lo cual nos generó una buena ganancia para pagar a los músicos y sonido.

Al comienzo, la fecha de realización sería el día sábado 10 de septiembre pero, supusimos la ausencia de los profesores de la institución debido a la cena del Día del Maestro en la sede de la UEPC, decidimos trasladarla al sábado 17 de septiembre 21 hs, para comenzar aproximadamente, a las 22 hs.

Venderíamos pizzas, empanadas, panchos y choripanes y, en lo que respecta a las bebidas, Coca-Cola, soda, cerveza, vino, fernet, whisky y, en la mesa dulce, tortas, bizcochuelos, facturas, alfajores de maicena, pionono. No cobraríamos entrada, ya que era nuestra primera experiencia en el asunto y la localidad no acostumbra a asistir a este tipo de eventos.

El día del evento:

La gente comenzó a asistir al lugar de encuentro y, poco a poco, antes que los espectáculos empezaran, se acercaban a las barras a consumir… se empezaban a preparar las pizzas, los panchos, empanadas, choripanes, todo con apoyo de nuestros familiares ya que en el curso somos solamente 7 personas.

Más tarde comenzaron los chicos de Raíces de Mi Pueblo, luego cantó Renzo Tapia, bailó la pareja de danzas, y así a lo largo de la noche.

En el medio del evento, se fueron mencionando los sponsors, se hicieron concursos de baile con premios para las parejas, venta de rifas, remates de diferentes productos y, por último se hizo la entrega de los premios rifados (todos conseguidos a través de donaciones de algunos profes y muchos comerciantes de la zona que apoyaron a la causa).

La mejor fue la buena onda de las personas que asistieron al evento!

El post- evento:

Finalizada la fiesta, llegó la hora de limpiar, acomodar y dejar la institución en perfectas condiciones, para lo cual dividimos las tareas entre nosotras 7 y acordamos que las que no habían estado acomodando antes del evento se quedarían limpiando al final… no se dio de esa manera, pero a los pocos días dejamos todo como lo habíamos encontrado.

También llegaba la hora de repartir las ganancias, las cuales fueron óptimas sólo para saldar los gastos, ya que se vendió muy bien pero tuvimos muchos gastos para llevar a cabo el evento.

Por lo que, la escasa ganancia que obtuvimos para el viaje, decidimos destinarla al pago del impuesto de SADAIC para el día 3 de diciembre, cuando realicemos la graduación, ya que estamos cursando el último año de la Tecnicatura y nos merecemos  una Fiesta de Graduación! 

LISTADO DE ACTIVIDADES PARA ORGANIZAR UNA BODA.

v  Pedir fecha en el Registro Civil.

v  Hacer la lista de invitados.

v  Reservar el salón de fiestas.

v  Elección del menú.

v  Bebida.

v  Torta.

v  Vestido de la novia.

v  Traje del novio.

v  Elección de padrinos de iglesia, testigos de civil y testigos de iglesia.

v  Música, luces.

v  Ornamentación.

v  Elección de la iglesia y cura.

v  Ornamentación de iglesia.

v  Repartir invitaciones.

v  Elección y compra de alianzas.

v  Souvenir.

v  Cotillón para la fiesta.

v  Auto de los novios.

v  Fotos.

v  Video.

v  Estudios médicos.

v  Transporte y alojamiento de los invitados.

v  Video de los novios.

PLANIFICANDO BODAS

Además de las conferencias, las bodas son los eventos que se hacen con mayor frecuencia.

Este tipo de evento merece una atención especial por las oportunidades que brinda para el Organizador.

Desde una boda civil con los contrayentes y sus testigos hasta un evento multimedial con miles de  invitados

y cargado de protocolo.

Una boda está llena de detalles. El listado de actividades puede ser larguísimo. Muchas de las actividades

deben hacerse en determinado momento. Hay requisitos legales que se deben cumplir (como licencias de matrimonio), que de no hacerse ponen en peligro la realización del evento. Y el costo tiene un rango

amplísimo.

Generalmente la boda se comienza a planificar hasta un año antes de su realización. Por supuesto que

pueden recortarse los tiempos, dependiendo de las necesidades de los contrayentes y sus familias. El

Organizador debe conocer éstas limitaciones para poder entregar un producto que satisfaga a todos.

El proceso de planeación que hemos comentado es clave para lograr el éxito (igual que para todo evento).

Sin embargo, en una boda se cuenta con muy poca flexibilidad. Todo debe estar en el lugar correcto en el

tiempo correcto.

Existen muchas herramientas computarizadas que nos ayudan a no olvidarnos de actividades importantes. La que más nos gusta se llama “My Wedding Companion”,

CÓMO ORGANIZAR UNA EXPO.

En primer lugar, se debe determinar qué tipo de exposición se desea llevar a cabo, teniendo en cuenta el motivo por el cual se realiza la expo, si se busca un rédito económico, qué tipo de producto se quiere dar a conocer, si se desea mejorar las ventas, etc.

Los tiempos que se deben manejar para la organización de este tipo de eventos dependen de la índole del mismo:

Nivel Internacional: 12 a 18 meses de antelación

Nivel Latinoamericano: 6 a 12 meses de antelación

Nivel Nacional: 6 a 10 meses de antelación.            

Una vez definido el programa se deben enviar las invitaciones y folletería de “último aviso” en donde debe constar:

• Lema del evento
• Agenda
• Oradores
• Ubicación
• Fecha y duración
• Costos
• Transporte
• Alojamiento
• Cierre de inscripción

Congreso Internacional: 12 meses

Congreso Latinoamericano: 5 o 6 meses

Congreso Nacional: no menos de 2 meses

Antes de comenzar con la puesta en escena, se deben definir las metas y objetivos que se ajusten al presupuesto. Organizar el staff organizativo con estructura jerárquica, delimitaciones de responsabilidades y el otorgamiento de la autoridad necesaria para la toma de decisiones.

Los pasos a seguir:

§      Selección del lugar: si será abierto o no, cercano o no a la ciudad, e en el mismo lugar de los congresos.

§      Selección del hotel: categoría del hotel de acuerdo a la reunión, con la tipificación de las habitaciones según necesidades.

§      Oradores: moderador, oradores, locutores, lectores, anunciantes.

§      Personal contratado: azafatas, guías oficiales, técnicos, interpretes o servicios afines, personal de seguridad, medico, decoradores, otros.

§      Distribución de mensajes y material: anuncio del evento con la debida antelación, invitaciones, programas, material escrito y de trabajo, informaciones internas y memos, cuestionarios, encuestas, periódicos y mailing especifico.

§      Servicio de transporte: reservas, alquiler de autos, viajes de ida y vuelta estructurados con las compañías aéreas, viajes nocturnos, paseos y tiempo libre.

§      Requerimientos a los participantes: vacunas, seguros, documentación personal.

§      Comidas y bebidas: dietas especiales, platos típicos, refrigerios y servicios.

§      Tiempo: coordinación de cronogramas de viajes, envíos de programas y fichas de inscripción, fechas tope, material informativo y de trabajo.

El financiamiento se puede realizar de distintas maneras:

*        Totalmente a cargo de los participantes: gastos cubiertos con aranceles que abonarán  los  concurrentes.

*        Parcialmente a cargo de los participantes: a cargo del organizador o con costos absorbidos por la inclusión de sponsor, publicidad, ferias o exposiciones paralelas, subsidios oficiales o privados. Por parte de los participantes solo los viajes, alojamiento, comidas, gastos de inscripción, adquisición de materiales o trabajos.

*        Totalmente financiado: gastos a cargo de los patrocinadores.

*        Totalmente subsidiado: a cargo de organismo oficial que promueva el evento.

*        Cabe preguntase si el éxito dependerá de los oradores, de personalidades famosas como moderadores o invitados especiales, programas artísticos, motivaciones especiales, etc.

*        Se debe tener en cuenta imprevistos, que se pueden manejar mediante una caja diaria o chica.

Los aspectos a tener en cuenta a la hora de presupuestar:

\     Salón: sonido, retroproyectores, iluminación

\     Imprenta: invitaciones, afiches, certificados, programas, carpetas, sobres y hojas membretadas

\     Distribución de correspondencia

\     Oficina: alquiler, mobiliario, telefax

\     Personal

\     Artículos de librería

\     Honorarios de disertantes

\     Equipamientos: fotocopiadoras, computadoras

\     Servicio gastronómico: café, almuerzos, cenas, recepción de cierre

\     Difusión

¿CÓMO ORGANIZAR UN FESTIVAL?

Un festival es sinónimo de fiesta, conciertos, funciones y espectáculos y otras expresiones culturales, dentro de un mismo género y estilo, que se suceden en distintos órdenes de acuerdo con un programa prediseñado, en un lugar y fecha estipulados con debida antelación.

Un festival no es un cumpleaños, por lo que debe fijarse con unos criterios intemporales además de tener en cuenta las costumbres, y cultura del lugar donde se va a realizar. Los gustos personales cuando estos son demasiado exquisitos hay que aparcarlos indefinidamente, al igual que prejuicios y manías. Es obligatorio introducir criterios selectivos y evolutivos, y presentar siempre alguna novedad, estreno, o sorpresas varias que causen controversia e incluso polémica.

Unos de los festivales más típicos es el siguiente:

Festival de folklore

Es común que en las localidades se realicen competencias de grupos de bailes, de peñas  y agrupaciones de otros pueblos que concurren especialmente para la ocasión. Incluyen domas, desfiles de sogas, carreras de sortija y todo entretenimiento relacionado con el caballo y las actividades gauchescas, acompañado con comidas típicas criollas en un lugar y fecha estipulados con debida antelación.

En la organización de un festival  de folklore se debe tener en cuenta:

v  La elección de los artistas y su banda firmar acuerdos y contratos entre las partes.

v   Contratar personal especializado.

v  Contratar equipos escenarios, pantallas, sonidos, iluminación etc.

v   Conseguir sponsors y patrocinadores.

v   Elegir y contratar el espacio físico, éste puede ser abierto o cerrado, es mas complicado en abierto (hay que crear algo que no existe). Y puede que ocurra la peor pesadilla de los organizadores de festivales al aire libre: ¡que llueva! En cerrado no llueve pero el sonido resultará problemático. Si el lugar es abierto, alquilar varios baños químicos ubicados estratégicamente para dar servicios a todos los asistentes

v  Ubicar el escenario estratégicamente, tener en cuenta torres de iluminación y sonido, pantallas, así como las tareas de armado y desarmado y traslado deben quedar en manos de personal idóneo.

v  Si una banda va a acompañar al artista es imprescindibles proporcionales micrófonos y sillas acordes en el ensayo general y coordinar todos los detalles finales.

v    Tener debidamente señalizado los accesos de entrada,  salida y emergencias y  verificar que estas estén en correctas condiciones.

v   Contratar seguros, permisos, y habilitaciones: hay que obtener con debida antelación permisos municipales y seguros.

v  Programar horarios, tiempos de duración etc.

v  Publicidad y Promoción.

v  Venta de entradas: vender las entradas  con suficiente antelación se podrá comprobar el éxito o no de la convocatoria y actuar en consecuencia. Además de determinar la modalidad de pago como así también los lugares de venta.

v  Planificar y conseguir con anticipación la comida y bebida

 Dadas las consecuencias de un festival, la previsión y el cumplimientos de los horarios ayudaran a evitar demoras y a solucionar posibles imprevistos

Ejemplo de cómo organizar un campeonato de futbol!

Evento: PRIMER CAMPEONATO DE FUTBOL “2011”

Objetivo: organizar un torneo de futbol para niños de 13 a 15 años.

Responsables de la actividad: organizadora Pallero María.

Instalaciones: Camping  Santa Rita (Nono)

Periodo de inscripción:

ü  Fecha de inscripción: 20 de septiembre del 20011, a partir de las 09:00 am en el camping.

ü  Lugar donde se realiza: Camping Santa Rita Nono

ü  Vía de contacto: 03544- 15439642 (Pallero María)

ü  Valor de la inscripción: $50 por equipo

Premios:

                                1°: un Lechón, ensalada y

                                 2°: dos pollos, ensalada y pan.

            3°: tres gaseosas de 2 litros 

Los premios se darán al finalizar el torneo en El Camping.

En caso de mal tiempo se pasara a fecha a definir.

PRESUPUESTO

 Elementos                                Cantidades             Precios

 -Balones N°4                                                 3                          $180

-Chalecos identificativo         

por  equipo                                                      15                        $150

-Alquiler de Cancha                                        1                         $150 (Por jornada).

-Árbitros                                                          2                          $ 140

-Afiche                                                           30                          $ 21

-Marcadores                                                    3                           $ 12

- cinta                                                               1                          $ 5

                                                                             Total              $658

Reglamento:

                             -Podría inscribir hasta 12 jugadores (7 titulares y 5 suplentes) por equipo.

        - Los cambios de jugadores en un partido son   ilimitados.

ü  Requerimiento de la vestimenta: llevar botines, canilleras y gorras.

Del sistema de campeonato:

- El sistema de campeonato se normara en reunión de un integrante de cada equipo, teniendo en cuenta el número de equipos inscritos.

 Del partido

 Se jugaran tomando en cuenta las reglas universales del Fútbol, con dos (02) tiempos de 20 minutos cada uno por cinco (5) minutos de descanso. En caso de empate al finalizar el partido, se ira a penales.

Se  tiraran 5 penales por equipo, en caso de igualdad en la serie, se tirara un penal por equipo hasta definir un ganador.

La difusión:

La difusión en principio será, pegar 10 afiches en cada localidad de Mina Clavero, Cura Brochero y Nono.

Se publicara en el Facebook de la organizadora y difusión por las radios locales.

ANEXO:

 FICHA DE INSCRIPCION

                       I CAMPEONATO DE FUTBOL “2011”

                     

CATEGORIA: SUB – 9 SUB – 12

NOMBRE DEL CLUB O EQUIPO: ……………………………………..

NOMBRE DEL ENTRENADOR: ……………………………………..

NOMBRE DEL DELEGADO: ……………………………………..

LUGAR DE PROCEDENCIA: ……………………………………..

                                                                                FECHA DE        LUGAR DE

          APELLIDO

N°      Y NOMBRES                       EDAD              NACIMIENTO      NACIMIENTO                        

                                                                                                  

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

………………………………                                            ………………………………….

FIRMA DEL DELEGADO                                                FIRMA DEL ENTRENADOR

Formación del equipo en el campo de Juego.

Esquema básico.

¿CÓmo planificar un evento DEPORTIVO?

 Los pasos necesarios para poner en marcha la organización de un evento deportivo son los siguientes:

v Describir el objetivo del evento, a quienes estará dirigidos y su denominación.

v Determinar el deporte y quienes participaran.

v Buscar las instalaciones adecuadas (escenario naturales, pista deportiva, recinto cerrado; sección, alquiler).

v Elaborar los presupuestos.

v Asegurar la infraestructura, el equipamiento y el mantenimiento.

v Transmitir habilitaciones, permiso, licencia y seguros.

v Dar a conocer los nombres de los responsables de las actividades.

v Comunicar el periodo de comunicación.

v Fecha de inicio del torneo, contactos, lugar, requerimiento de vestimenta, reglamento, condiciones, etc.

v Designar a los responsables del área técnica encargado de designar a los referís y jueces.

v Nombrar a los encargados de RRPP. A cargo de la difusión y publicidad, dar la información a los participantes, revisar informaciones, etc.

v Diseñar y poner en marcha las vías de comunicación e información del evento.

v Diseñar identificaciones para el personal, jueces, ayudantes a cargo.

v Sancionar normativas, reglamentos, disposiciones, etc.

v Firmar contratos, convenios de colaboración.

v Definir alojamiento y trasporte de los deportistas, participantes.

v Contratar jueces, árbitros.

v  Proveer todo los elementos del juego.

v Publicar en facturé, tabla de posiciones, etc.

v Contemplar los aspectos vinculados con la seguridad, control policial, plan de emergencia, etc.

v Atender los aspectos protocolares: banderas, himnos, etc.