Eventos paso a paso

Pasos para realizar algunos de los eventos más conocidos…

DESAYUNO DE TRABAJO

                                 

Es una costumbre estadunidense, ya instalada en nuestra cultura y se realiza para presentar proyectos, recibir nuevos integrantes en la empresa, etc. ya que es mucho mas motivante comenzar el día de trabajo compartiendo un desayuno.

-        CLASIFICACIÓN:

•        Internos: Involucran al personal de una compañía.

•        Externos: participan ejecutivos de distintas empresas, clientes o funcionarios públicos.

-        ¿Qué tener en cuenta?

•        Se celebran  donde se pueda mantener la privacidad, como salas de reuniones o salones apartados.

•        No debe durar más de dos horas ni superponerse con el almuerzo.

•        El desayuno se sirve en primer lugar o en un receso intermedio y en un lugar diferente al de trabajo, para estimular la distención y no interrumpir los asuntos de más importancia.

•        Una de las modalidades  es el desayuno buffet, el cual permite que cada uno maneje sus tiempos.

•        El desayuno tipo americano es el más completo, en el cual uno puede elegir que le sirvan o bien, servirse. Se necesita más tiempo y más espacio.

•        En cuanto a la última modalidad, los invitados se sientan a la mesa y son atendidos permanentemente, es apto para cuando lo más importante son las interrelaciones entre personas sentadas en cada mesa.

COCKTAIL

                                Es un evento de gran importancia que se realiza, entre otros motivos, para celebrar un aniversario, acompañar el lanzamiento de un producto o la inauguración de una exposición.

-        ¿Qué tener en cuenta?

•        La hora de inicio debe ser entre las 19 y las 20 y dura dos horas sino incluye comida principal y tres o más si el servicio es completo.

•        Puede llevarse a cabo en empresas, salones y hoteles, entre otros.

•        La mayoría de los invitados permanecen de pie.

•        Los mozos deben servir la comida y bebida en bandejas (finger food). Son esenciales pequeñas mesas auxiliares para poder apoyar algún elemento en caso de que un invitado lo desee.

•        Si se sirve un plato principal corresponde también ofrecer postre y al final, el café.

•        Durante el evento  puede  incluirse algún tipo de presentación como una banda o un show de magia,  por ejemplo. De lo contrario debe haber música de fondo.

INAUGURACIÓN DE OFICINAS

                                    Es la presentación en sociedad de un nuevo lugar de trabajo. Se puede asociar al lanzamiento de nuevos productos, por ejemplo.

-        ¿Qué tener en cuenta?

•        Deben invitarse a todas las personas relacionadas directa o indirectamente con la empresa, incluidos medios de comunicación generales y especializados.

•        Es opcional comenzar el evento con un corte de cinta, a continuación se presenta al presidente, quien dará un pertinente discurso. Luego puede procederse a descubrir una placa recordatoria donde figure la fecha y las autoridades.

•        Para finalizar debe ofrecerse un almuerzo, vino de honor, cocktail o comida formal, dependiendo del horario, el espacio y los participantes.

•        Las invitaciones se deben distribuir diez días antes de la fecha de inauguración.

•        Se debe contar con la lista de oradores y el orden de los discursos y preveer la colocación de un podio o tarima para que se realicen los mismos.

VISITAS GUIADAS

                                     Se realizan dentro de las empresas y fabricas con el fin de desarrollar estrategias de comunicación internas y externas, abrirse a la sociedad para ser conocidas y reconocidas y transmitir la visión y misión de la empresa, permitiendo también que los visitantes comprueben la metodología de trabajo, la producción y las normas de higiene y seguridad. Las visitas pueden estar orientadas a diferentes tipos de grupos, por ejemplo, ejecutivos, niños o vecinos de la misma.

-        ¿Qué tener en cuenta?

•        Conocer al público permite adaptar el discurso y las presentaciones.

•        Se estipula un horario de comienzo y finalización, teniendo en cuenta el objetivo de la visita, los días y horarios en relación a la producción, las normas de seguridad y los espacios que se visitaran.

•        El objetivo de este evento es acercar al público a la empresa, sus instalaciones y sus actividades productivas y comerciales, entre otras.

•        El coordinador de la visita debe tener sólidos conocimientos de la compañía.

•        Si la visita es formal, los participantes serán recibidos por quienes ejerzan los altos cargos de la empresa.

•        Cada participante, por lo general, recibe como obsequio productos de la empresa.

•        Se deberá determinar mínimo y máximo de personas y edades, el tipo de vestimenta y calzados que se requieran, el equipo técnico necesario y prever que los empleados se presenten en tiempo y forma, y los espacios se encuentren limpios y prolijos.

•        Para solicitar una visita guiada debemos comunicarnos con el Depto. de Relaciones públicas de la empresa.

EL PERSONAL Y SU FAMILIA

                                  Este evento representa el tiempo que dedica una compañía a la integración familiar, que puede darse, entre otros, a partir del “Family day”, visitas a las oficinas o concursos. El fin principal es acercar a todos los miembros de la familia al mundo laboral.

-        ¿Qué tener en cuenta?

•        Las actividades pueden plantearse en conjunto o por separado: para niños; para adolescentes; para cónyuges.

•        Para niños se pueden organizar concursos de fotografías o imágenes, para aparecer en una tarjeta navideña, por ejemplo; para los niños un poco más mayores pueden realizarse visitas a la compañía durante las vacaciones de invierno, teniendo en cuenta que el grupo debe ser formado en su totalidad por hijos de empleados.

•        Para los adolescentes los eventos podrían ser vinculados a la vocación, elección de una carrera, o inserción laboral.

•        Estos tipos de eventos deben demostrar el interés de la empresa por el bienestar integral de sus miembros.

•        Deben estar incluidos en un programa de Relaciones Publicas.

•        Con reuniones de cierre o encuestas de satisfacción se puede medir la efectividad de estos eventos.

CUMPLIMOS UN AÑO JUNTOS

                                  Este evento puede darse en un ambiente íntimo, o involucrar a más personas, las maneras de festejar son innumerables. En algunos casos incluye una renovación del compromiso tomado por la pareja. Como todos sabemos se llaman bodas de plata a los 25 años de casados y bodas de oro a los 50, pero hay muchas más denominaciones para diferentes aniversarios:

-        Primer aniversario: Algodón.

-        Segundo aniversario: Papel.

-        Quinto aniversario: Madera.

-        Sexto aniversario: Azúcar.

-        Séptimo aniversario: Lana.

-        Octavo aniversario: Bronce.

-        Noveno aniversario: Loza.

-        Decimo aniversario: Lata.

-        Undécimo aniversario: Acero.

-        Duodécimo: Seda.

-        Decimo tercero: Encaje.

-        Decimo cuarto: Marfil.

-        Decimo quinto: Cristal.

-        Vigésimo: Porcelana.

-        Veinticinco años de casados: Plata.

-        Treinta años de casados: Perlas.

-        Treinta y cinco años de casados: Coral.

-        Cuarenta años de casados: Rubíes.

-        Cuarenta y cinco años de casados: Zafiros.

-        Cincuenta años de casados: Oro.

-        Cincuenta y cinco años de casados: Esmeraldas.

-        Sesenta años de casados: Diamantes.

INAUGURAMOS LA NUEVA CASA

                                 Este evento se realiza para disfrutar con alegría la nueva adquisición y mostrar la decoración y el trabajo realizado en la nueva casa. Se comparte tanto con la familia como con los amigos.

-        ¿Qué tener en cuenta?

•        La organización variará de acuerdo al tipo de programa, cantidad de invitados y el estilo y/o lugar donde esté ubicada la vivienda.

•        Habrá que decidir si la inauguración será formal o informal. De ser formal solo incluirá un almuerzo o comida, se invitará con 20 días de anticipación e incluirá la puesta de una mesa acorde, un servicio apropiado y comida gourmet.

•        Los invitados recorrerán las instalaciones por lo que todo debe estar perfectamente limpio y ordenado.

•        Si la casa se encuentra a una gran distancia, lo ideal es invitar a pasar el día, lo cual demanda más organización.

•        En caso de contar con la presencia de niños, se deben preparar actividades especiales para ellos.

•        Si los invitados necesitan hospedarse en el lugar o en algún hotel cercano, los anfitriones deberán ocuparse de las reservas, pasajes y traslados.

•        Se pueden plantear inauguraciones con ambientación, música y shows, usando el horario nocturno, y en el menú se pueden incluir comidas y productos típicos del lugar, para sorprender a los invitados.

•        Se debe tener en cuenta la entrega de suvenires al despedir a los invitados, o algún elemento de bienvenida para uso exclusivo en la casa, como pantuflas para una casa en la montaña.

•        Los invitados deberán confirmar con anticipación su asistencia, mostrar interés por la nueva casa, avisar en caso de requerimientos especiales (como comidas) y entregar un presente, entre otras cosas.

DESFILES DE MODA O FACHION SHOWS

                                  Son los eventos en los cuales las marcas muestran telas, diseños, colecciones y peinados, entre otras cosas, con el fin de vender e imponerse en los distintos mercados. Se realizan en cada temporada para que las distintas empresas o diseñadores presenten sus lanzamientos. Debe tenerse en cuenta que la preparación de los desfiles es bastante ardua y extensa.

                               Hay desfiles privados para los cuales se contratan salones, de hoteles por ejemplo, y se envían invitaciones que tienen que confirmarse, ya que las ubicaciones por lo general son limitadas. También hay desfiles públicos, que son presenciados por un público más diverso que en los nombrados anteriormente.

-        ¿Qué tener en cuenta?

•        Deben firmarse contratos entre el organizador del desfile y el cliente, incluyendo prestaciones y obligaciones de ambas partes.

•        Deben buscarse sponsors  y canjes publicitarios, los cuales recibirán invitaciones VIP y serán mencionados a los largo del desfile, entre otras cosas.

•        El área encargada de prensa tiene un protagonismo importante, por ejemplo, debe organizar integralmente la cobertura del show.

•        El área de Relaciones Publicas invitará, recibirá y ubicará a los invitados, según la procedencia protocolar o social.

•        A cada modelo se le asignaran percheros, donde cada conjunto tendrá un núm. de salida y también planillas individuales con orden de recorrido y cantidad de pasadas, entre otras cosas.

•        Deben agruparse las modelos y armarse las pasadas.

•        Debe haber un staff de back stage (detrás de pasarela): vestuaristas y peinadores, entre otros.

•        El back stage está a cargo del stage manager y se arma el día anterior al desfile. Debe garantizar seguridad e intimidad, calculando 1,5 metros por persona. Algunos de los elementos con los que contara son sillas, percheros, instalaciones eléctricas. En caso de contar con Spermodels, deberá haber camarines privados.

•        El front stage consiste en un escenario y ante escenario, bastidores centrales y laterales y la pasarela en su diversidad de formas, en general tienen forma de “T” O “U”, ya que proporciona un mayor espacio, mejor exhibición de sponsors y otorga cercanía a los fotógrafos.

•        Se necesitan locutores, fotógrafos, filmadores, musicalizador, productor de modas, iluminador, sector especial para la prensa, seguridad, habilitación y un segundo plan en caso de lluvias, entre otras cosas.

•        El cálculo del espacio requerido para la ubicación del público es: dos sillas por metro lineal y un espacio libre de 30 centímetros entre fila y fila.

AVANT – PREMIÈRE

                                La avant-première es la presentación de un film, vista, documental, corto o largometraje, entre otras categorías, a modo de primicia o de estreno antes del lanzamiento al público, generalmente destinada a los críticos. Asisten miembros del grupo del espectáculo, empresarios, club de fans, etc.

-        ¿Qué tener en cuenta?

•        El hall principal y la recepción deben ambientarse para la ocasión, allí se recibirán los invitados, que antes o después de la función pueden compartir, por ejemplo, una copa de champagne o un cocktail. Si el evento es más informal por lo general se instalan barras donde los invitados pueden servirse diferentes bebidas a su gusto.

•        En caso de que el film tenga una importante banda sonora o un tema musical exclusivo y referencial se deberá presentar como música de fondo o con una interpretación en vivo, en el mejor de los casos.

•        En caso de querer obsequiar algo a un protagonista o integrante del staff, deberá enviarse el regalo a su domicilio, oficina de su representante o la productora del film.

•        Para realizar este evento, se puede elegir cualquier día de la semana, y el horario generalmente es a partir de las 20. El lugar puede ser una sala importante  o un espacio especialmente acondicionado.

•        La prensa especializada por lo general es invitada a una función privada, luego de la cual los periodistas interactúan con los artistas.

•        Todos los espacios deben ser ambientados de acuerdo al film. Pueden entregarse, como estrategia de marketing, suvenires merchandising de la película o algún personaje.

•        Es muy importante, tanto para organizadores como invitados respetar el timing de este evento para evitar demoras u opacar la presentación.

FIESTA DE EGRESADOS

                                  Este evento se realiza al terminar el periodo de estudios secundarios, para llevar a cabo la entrega de diplomas, involucrando a la familia y el cuerpo directivo y docente. Nunca faltan las medallas, discursos y anécdotas.

-        ¿Qué tener en cuenta?

•        La ubicación por orden alfabético es la más indicada, los lugares preferenciales son para padres y alumnos, las demás personas se ubicaran en los restantes.

•        Luego del acto suelen realizarse brindis o cenas, de ser así las tarjetas deberán venderse o asignarse a cada grupo familiar previamente. Se debe contar con fotógrafos.

•        Otra modalidad es organizar una fiesta en un salón o disco, con disk jockey y una duración nocturna importante, en algunos casos con agregados como disfraces. En caso de preferir este tipo de evento es importante:

  

·        Conocer la capacidad del salón.

·        Controlar la venta de entradas.

·        Restringir el consumo de alcohol.

·        Asegurarse de que los egresados sean trasladados a la fiesta en vehículos seguros y no, por ejemplo, trencitos.

·        Verificar las habilitaciones, las salidas de emergencia y el seguro con que debe contar el local.

·        Establecer guardias de padres dentro del salón y fuera de él.

·        El control debe ser asumido por padres y maestros, ante la ausencia de control público.

LA GRADUACIÓN UNIVERSITARIA

                                  Es el evento en el cual se festeja el cumplimiento de una meta muy esperada, tanto para quien lo logra como para sus familiares y amigos, terminar una carrera. Los actos académicos pueden realizarse en el aula magna de la institución de la que se egresa o en otros salones, no necesariamente del edificio educativo. Nunca faltan harina, huevos, togas, diplomas y medallas.

-        ¿Qué tener en cuenta?

•        Dónde se ubicaran los graduados, el cuerpo de profesores y los directivos de la institución.

•        El escenario debe contar con accesos cómodo y suficiente lugar para las mesas necesarias para diplomas y medallas.

•        Respetar las normas de protocolo en cuanto a la ubicación de la bandera de ceremonia y las autoridades.

•        Saber cuántos invitados desea llevar cada egresado, en caso de ser un grupo muy amplio, podrán repartirse en diferentes fechas.

•        La ceremonia debe ser ágil y nada tediosa, ya que los egresados suelen ser muchos y estos eventos se realizan en días de semana.

•        Es apropiado contratar un fotógrafo profesional que capte el momento esperado, para que familiares y amigos no entorpezcan el movimiento ni obstaculicen el paso  al sacar fotos.

PRESENTACIONES

•        Existe un espacio determinado para las presentaciones de trabajos en las empresas, los cuales cuentan con un equipamiento de proyección previamente instalado, que hay que chequearlo con anticipación suficiente (verificar su funcionamiento, sonido, limpieza de la pantalla)

•        Asignación de lugares: va de acuerdo con el orden de precedencia.        

•        Distribuir en las mesas jarras de agua y vasos para cada uno de los oradores y asistentes.

•        En jornadas extensas:

    -      Coordinar pausas con servicio de coffee break.

     -       Si se prolonga por todo el día, prever organización de un  almuerzo + coffee break por la tarde.

•        En grupos reducidos: los mismos temas de planificación tratados en reuniones.

•        En grupos mayores: planificar el evento como un seminario.

VINO DE HONOR

•        Son eventos breves (no más de una hora de duración) que acompañan otras de mayor envergadura, en donde se realiza un brindis para felicitar o saludar al artista o disertante.

•        Se ofrece al finalizar una conferencia o acto conmemorativo, homenaje a una personalidad, inaugurar o cerrar un concurso, inauguración de un libro, de una muestra de pintura, escultura, fotografía o para acompañar un avant premiere.

•        Se ofrece una limitada variedad de bebidas (vino blanco, tinto o espumante, jugos o gaseosas) o un solo tipo de bebida, en una mesa central, con mantel y arreglos florales.

•        Se lo acompaña con bocaditos salados (4 por invitados)

•        Se excluyen los tragos, whiskies o gin tonics.

•        Los invitados se pueden servir  solos o el servicio también puede estar a cargo de mozos.

•        No es necesario poner sillas (si en caso que haya gente mayor) por su corta duración.

•        Los artistas plásticos lo llaman “Vernissage”.

EXPERIENCIA DE MARCA

•        Son eventos de carácter formal para los clientes y potenciales clientes, donde éstos entran en contacto directo con la marca: se les informa personalmente las cualidades del producto o servicio, se enseña a utilizarlo y se brinda la posibilidad de que puedan experimentar la marca durante un lapso de tiempo.

•        Por ejemplo: en un evento de teléfonos celulares ofrecer el uso del producto sin cargo durante lapsos.

•        Este evento puede acompañar el lanzamiento de un producto o servicio, relanzamientos, actividades promocionales en ferias, exposiciones, balnearios o juntos a las pistas de esquíes.

AFTER OFFICE

•        Reunión que se realiza tras haber concluido la jornada laboral.

•        Incluye solo compañeros de trabajos o también se invita a clientes específicos, proveedores y distribuidores, con quienes se comparte finger food en bares, restos o club lounge.

•        El motivo puede ser un festejo de cumpleaños, fin de año, día de la secretaria, entre otros.

•        Puede ser un evento programado o espontaneo.

•        Recomendaciones para su organización:

  -  Quienes van y cuántos son los invitados.

  -  Lugar.

  -  Si se desea exclusividad o espacio compartido.

  -  Horario de comienzo y finalización.

  -  El pago de los gastos (si paga la compañía o cada empleado por su lado)

  -  Modalidad de la invitación: correo electrónico, carteleras de la empresa, reparto de flyers, sistema interno de comunicación o con mas formalidad el envió de invitaciones impresas con siete días de anticipación.

CONFERENCIAS

•        Eventos donde se reúnen representantes de las distintas organizaciones (ONU, OEA o Unión Europea), países o regiones para tratar asuntos políticos o diplomáticos.

•        Lo organiza y convoca el país anfitrión o determinadas organizaciones de nivel internacional que funcionan con una secretaría permanente en una determinada sede (que puede variar su localización). Cuando se organiza en sedes localizadas en otras ciudades se suele contratar a un organizador local ya que el mismo sabe por ejemplo, las costumbres propias del lugar.

PANEL

•        Es similar a la mesa redonda ya que se seleccionan expertos en diversos temas para desarrollar  un asunto más general que los contiene.

•        Conduce este intercambio un coordinador que tiene como objetivo abarcar todos los aspectos posibles del objeto del panel.

•        Si después de las declaraciones el debate se traslada al auditorio, este evento se convierte en un “foro”.

JORNADA

•        Tiene un solo día de duración.

•        Por extensión, se suele llamar así cuando éstas se prolongan y en cada día se trata un tema diferente, aunque estén enmarcadas en uno general, abarcativo al conjunto de la convocatoria.

CONCIERTOS

•        Es la puesta en escena de una obra musical en directo.

•        Se dan en cualquier género musical y varían en función de las respuestas del público de acuerdo al estilo de la música y el lugar del acto.

•        Para su organización es necesario tener en cuenta:

-        Proyecto: elegir el artista, banda u orquesta en vivo. En

caso de artistas extranjeros, realizar las reservas en hoteles, asistentes, transporte, interpretes, catering y todo tipo de servicio que cada artista y su staff requiera durante su estadía y para su actuación.

-        Contratación: firmar acuerdos y contratos entre las partes.

-        Recursos humanos: contratar personal especializado en las distintas aéreas. Asignar personal de seguridad y de asistencia paramédica en los accesos. Que personal de asistencia, control y organización sea idóneo, use identificación y uniformes para facilitar su reconocimiento.

-        Recursos tecnológicos: contratar equipos, escenarios, torres, pantallas, efectos especiales. El armado y desarmado de estos recursos y los traslados de equipos son tareas de profesionales idóneos y empresas que garanticen la previsión, las pruebas de sonido, con equipos disponibles para un plan alternativo en caso de inconvenientes técnicos. En caso que una orquesta o banda acompañara al artista proporcionar atriles, micrófonos, chequear la vestimenta de todos.

-        Recursos financieros: conseguir sponsors y patrocinadores que costeen el evento.

-        Predio: elegir y contratar un lugar para el evento. Pueden realizarse en una sala de teatro, en un predio cubierto (salones de clubes) o en predios al aire libre (plazas, estadios de futbol). Las características de cada uno estarán dadas por la cantidad de público convocado, por ejemplo: un megaconcierto es aquel que reúne más de 5000 personas.

-        Normas de seguridad y prevención: contratar seguros, permisos y habilitaciones necesarias. Verificar en el escenario y en el predio que los accesos de entradas y salidas normales y de emergencias estén en correctas condiciones y de acuerdo con la cantidad obligatoria según las normas. Prever las opciones en número y forma para personas discapacitadas. Instalar señalización en los sectores, accesos y salidas de emergencias.

-        Programación: estipular horarios, tiempos de duración, tolerancia, suspensiones temporarias y definitivas, de los cuales el público deberá estar informado con anticipación acerca de cómo proceder. El acceso a la prensa y los invitados al backstage se debe organizar y acreditar previamente para evitar filtraciones de personas no reconocidas. Los espacios asignados para éstos deben ser cómodos y aptos para realizar filmaciones y tomas de fotografías desde distintos ángulos.

-        Proveedores: que aseguren la limpieza, el audio, la iluminación, las estructuras, transporte, seguridad. Si el lugar elegido no fuera un teatro alquilar suficientes baños químicos ubicados estratégicamente.

-        Publicidad y promoción.

-        Venta de entradas. Implementar un único o varios sistemas de ventas de entradas al público en general o invitados, ordenado y transparente, para evitar duplicidades o reventas ilegales.

ARMADO Y ATENCIÓN DE SALA

•        Para el armado de una sala para un evento científico es necesario decidir qué tipo de montaje es el más adecuado: tipo de auditorio y tipo escuela, con mesa de directores, redonda, en U, entre otras. Esto tiene relación con la cantidad de personas esperadas, con el tamaño de la sala y el objetivo de comunicación que se persigue.

•        Cuando hay pocos participantes y estos permanecerán en la sala, resulta más confortable el formato escuela, que cuenta con mesas de trabajos para desplegar el material, apoyar un agua, café o refrigerio y micrófonos si fuera necesario.

•        Para eventos con muchos participantes conviene siempre un montaje tipo auditorio, en donde las sillas se colocan en hileras alineadas, una detrás de otra, para que el conjunto sea prolijo y estético, que es el que permite mayor capacidad. Se debe dejar un pasillo central por donde ingresaran las autoridades y los funcionarios que ocuparan el estrado, la bandera de ceremonias y los participantes. También se dejan dos pasillos laterales de una distancia considerable dependiendo si es para el tránsito o para instalar cualquier equipo técnico, siempre previendo que los participantes no deban sortear obstáculos en su desplazamiento.

Si la sala es ancha, se pueden dejar más pasillos para facilitar la ubicación de los participantes y la rapidez de desalojo de la sala en los momentos de receso.

Si la sala es larga pueden dejarse pasillos transversales para facilitar la labor de los asistentes.

•        El estrado se coloca en el lado opuestos de los accesos, lo que permite no distraer a los participantes y cierto disimulo con respecto a los que llegan tarde y del personal asistente que debe salir  y entrar de la sala. De todas formas se debe evitar el cruce de participantes frente al estrado (si es necesario bloquear el acceso más cercano al mismo). Estará compuesto por una mesa central de tamaño acorde con el número de personas que lo integraran y con las sillas que se utilicen, cubierta por un paño y polleras del mismo color en tonos oscuros. El arreglo floral, ubicado en el centro de la mesa, debe ser discreto.

•        El podio puede estar a la derecha o a la izquierda de la mesa principal y cada orador se pondrá de pie y hablara desde ese lugar, al igual que el locutor o maestro de ceremonias.

•        Las banderas deben ser ubicada según la precedencia.

•        Las pantallas no deben ser el centro de atención ya que complementa al orador. Por esto pueden colocarse a los lados o detrás de la mesa.

•        El personal se distribuye de la siguiente forma: un asistente para el estrado, que son los que deben hablar en los idiomas de quienes ocupen el lugar, les dirán como acomodarse, le explicaran el funcionamiento de los equipos técnicos, estarán atentos a cualquier llamado o duda y cada vez que cambien las personas sentadas en el estrado deben cambiar los vasos y el agua; otro  especialmente para los intérpretes;  dos o más en la puerta de acceso,  que dan la bienvenida y responden dudas; y uno a cada lado del auditorio, que acomodan a las personas en sus lugares correspondientes y  deben observar  que la gente no permanezca de pie. Estos dos últimos deben permanecer de pie, de cara al auditorio, muy atentos procurando observar si alguien tiene alguna dificultad o necesidad. Todos  deben encontrarse correctamente uniformados e identificados. Los asistentes también tienen la responsabilidad  de los cambios y adecuaciones de la iluminación de la sala de estrado, ya que deben estar atentos a disminuir la intensidad de la luz que dé sobre las pantallas durante las proyecciones o a iluminar al disertante, colocar arreglos floreales, revisar la colocación de las banderas, entre otras cosas.

•        La correcta señalización de las salas ayudara a los participantes a encontrar sin demoras la ubicación de las sesiones, además de la correcta señalización de las salidas de emergencias, perfectamente indicadas y visibles para el público.

•        Las cabinas de interpretación simultanea y de sonido deben estar juntas, en la parte trasera del salón, nunca en un lugar desatacado, pero si desde donde los intérpretes puedan ver bien a los oradores y los eventuales apoyos visuales. L a visibilidad de las cabinas no debe ser obstaculizada. Deben contar con una mesa de apoyo que no genere ruidos, donde se colocan las consolas de interpretación y el material necesario para trabajar, y con un sistema independiente del salón.

•        La forma de ubicar a los participantes es: los primeros en la zona de adelante o cerca del pasillo central y dejar las últimas filas o lugares laterales para los que lleguen retrasados.

•        Estacionamiento: algunos lugares cuentan con estacionamientos cercanos, los cuales deben ser informados a los invitados y hacer algún tipo de convenio con ellas para que estén a disposición de los asistentes; otros disponen de cocheras,  las cuales deben ser asignadas y si es necesario contratar servicio de valet parking para agilizar el desplazamiento de los participantes.

•        Seguridad: es necesario dar respuestas a varios interrogantes que surgen como si la localización proveerá seguridad para el evento, si se ofrecerá seguridad en los alrededores, entre otros.

•        Servicios de emergencias: contar con un servicio contratado para dar una respuesta adecuada a cualquier problema eventual. También siempre tener agendados los teléfonos de la policía, bomberos y organismos de defensa civil. Tener los planos de evacuación y las salidas de emergencias. Habilitar pasillos de uso exclusivo para el personal y contar con empleados que conozcan el lugar, tengan capacidad para tomar decisiones y cuente con un equipo técnico de emergencias de respaldo (plomería, electricidad, carpintería, entre otros).

•        Equipamiento técnico: hace referencia al sonido, proyección (DVD, slides, películas, transparencias en retroproyector), iluminación, grabaciones y servicios informáticos. Las empresas que proveen este equipamiento tienen su propio personal tanto operadores técnicos como asistentes (cuando se trata de una sala numerosa se designa a un jefe), los cuales se ocupan de la entrega de los receptores de interpretación simultánea, de acomodar en su lugar y habilitar los micrófonos, entre otras cosas, y además deben poder comunicarse en los idiomas que se utilicen en el evento, deben tener experiencia y soltura en la resolución de conflictos. Para el sonido es necesario conocer las dimensiones de la sala, su acústica, características, cantidad de personas que asistirán al evento, y se musicalizara el salón en los tiempos de receso con música suave e instrumental. De acomodar todos los equipos y las extensiones de cables se ocupan el proveedor de este rubro, sin embargo es necesario contar  con una segunda empresa para un caso de emergencia.

Siempre se debe tener en cuenta: revisar que los receptores estén en buen estado y si los auriculares son cómodos, verificar la recepción para que haya interferencia de los sonidos de las salas aledañas o del exterior, chequear el sonido de la sala y en las cabinas de los intérpretes y lo más importante, probar todo el equipo antes de que comience el evento. Muchas veces se graba al evento con el objetivo que sirva como material para archivarlo o convertirlo en un documento y así poder comercializarlo.

•        Respeto a los horarios de la agenda: cada orador debe ser informado del tiempo que dispone para su presentación, y para esto es recomendable colocar en el podio un semáforo o timer que será manejado por el coordinador de la mesa (se coloca en verde al comenzar la presentación, amarillo como señal que le resta poco tiempo para concluir y rojo cuando ya esté agotado el plazo). En casos extremos, el coordinador deberá interrumpir el sonido para impedir que avance la exposición.

•        Sistema de buscapersonas: se lo utiliza en congresos muy numerosos, en los pasillos, halls y en el lugar de exposición, para ubicar a un orador o participante, comunicar cambios de horarios, etc.

•        Equipo interactivo de votación: sistema para conseguir la participación directa del auditorio, para cuando se quiere encuestar y tener respuestas de inmediato, tomar decisiones o votar. Las preguntas son proyectadas en la pantalla y cada participante provisto de una keypad (similar a un control remoto) opta entre varias opciones; los resultados son obtenidos de forma inmediata a la vista de todos en planillas de cálculos u otras formas de gráficos.

•        Iluminación: debe manejarse sobre la base de la colocación del estrado en la sala. Una sala nunca debe oscurecerse en forma completa, sino que la reducción debe tiene que ver con la proyección. Las luces del fondo son las únicas que se quedan completamente prendidas por razones de seguridad, ya que se evita accidentes (como tropiezos), por los participantes que toman nota y para evitar que la gente se relaje y se duerma.

•        Cada sala debe tener un tablero central, correctamente señalizado para que el encendido y apagado pueda hacerse sin demoras y con un responsable a cargo.

EVENTOS DE LA COLECTIVIDAD JUDÍA

A continuación se explicaran algunas de las celebraciones de esta colectividad:

•        ROSH HASBANA: es el Año Nuevo espiritual judío y marca la creación del hombre y el juicio a las criaturas que se presentan ante el Creador para la evaluación de sus actos. Los judíos se presentan ante Dios con temor, reverencia y pureza. Todos los actos (buenos o malos) van a ser evaluados y la consecuencia de esa evaluación es lo que Dios dispone para el año entrante, en todos los aspectos de la vida (económico, corporal, espiritual, etc.).

Se celebra según el calendario judío, que es el soli-lunar (los meses se rigen por la luna y el ciclo anual por el sol).

Cada comunidad tiene costumbres diferentes respecto de la utilización de los símbolos y debe seguirlas según su tradición.

La festividad se prolonga por dos días. La primera y la segunda noche se celebran con familiares y amigos y se sirve el jala (pan preparado para estas ocasiones), con el objetivo de que durante su elaboración se separa una parte que consagra a Dios. En todos los shabat se colocan en la mesa panes con formas redondas, llamados jala bagula, símbolo de que la vida continúa y siempre se renueva.

Hábitos para esta celebración: vestirse con ropa elegante, asistir al templo, no trabajar ni manejar artefactos eléctricos y ejecutar el Seder en las cenas, que consiste en santificar el día con el Kidush (bendiciones que se hacen a Dios con una copa de vino tinto kosher), comer alimentos que simbolicen la dulzura, bendiciones y abundancia y que representen el buen año que se espera merecer, bendecirlos y explicar que simboliza cada alimento que se elige y la comida lleva mucha elaboración.

En su víspera, las mujeres encienden velas y al ponerse el sol, comienzan con los rezos en el templo. 

El siguiente día es un día de rezos especiales, que empiezan temprano por la mañana y terminan al mediodía. Luego se repiten los pasos de la jornada anterior completando así los dos días de festividad.

•        IOM KIPUR O DÍA DEL PERDÓN: es el día mas sagrado del año, que es cuando Dios sella los decretos buenos y malos para el año entrante derivados de actos y logros de los años anteriores. Tradicionalmente, se consigue el perdón de los pecados a través de las plegarias verdaderas y autenticas, el arrepentimiento y la promesa de no volver a repetir los malos actos.

Comienza al ponerse el sol, dando inicio al ayuno penitente. Este día es habitual vestir el talit (manto ritual que se utiliza durante las oraciones  de la mañana). Se concurre al templo para realizar los rezos tradicionales y se saluda a los integrantes de la comunidad. Al día siguiente se concurre nuevamente al templo, para rezar. En medio de los rezos suena el shofar (antiguo instrumento de viento construido con el cuerno de un carnero). Luego de la salida de las estrellas y al final del servicio de los rezos en la sinagoga, se vuelve a tocar el shofar (en señal de esperanza de que todas las plegarias hayan sido aceptadas). Se acostumbra concluir el ayuno reuniéndose en familia con amigos.

•        PESAJ: es la Pascua Judía que representa la fiesta de la libertad y conmemora la liberación de los judíos en Egipto y del estado de esclavitud al que estaban sometidos, es decir,  es una fiesta de agradecimiento a Dios por la independencia espiritual.

Se acostumbra relatar a los niños la Hagada (la salida de Egipto) y constituye una buena oportunidad se sentarse con toda la familia alrededor de una mesa para vivenciar aquel momento mediante la matzva, pan ácimo de la esclavitud y la pobreza (galleta cocida sin levadura), las cuatro copas de vino y la verdura amarga.

Para esto los miembros lucen sus mejores ropas y preparan los alimentos y bebidas según lo prescripto por el Seder, compuesto por los siguientes elementos: keara, fuente del ritual que contiene huevo cocido y que representa la ofrenda que se llevaba al templo en el Pesaj; cordero, simbolizado por un “hueso seco de cordero entero”; hierbas amargas, que suelen ser rábanos y rábanos picantes simbolizando la amargura de la esclavitud egipcia; karpas (verduras); hierbas dulces como ramitas de perejil, apio y lechuga y papas hervidas que simbolizan el renacimiento de la naturaleza y el jarosset, una mezcla de manzana rallada o dátiles cortados, damascos, nueces picadas, vino tinto y canela, que representa la arcilla con la que los judíos construyeron las inmensas obras durante la esclavitud.

En todos los platos de Pesaj la harina común es reemplazada por harina matzva.

•        BAR MITZVA: es el pasaje de la niñez a la adultez en los varones y se celebra cuando estos cumplen 13 años y ya son considerados adultos por la ley judía.

El joven se prepara con anticipación para este evento. Se contrata un  maestro especial que le enseña la lectura de la Tora, las bendiciones y a colocarse los tefilin (dos cajitas de cuero kosher que contiene los cuatro versículos del Pentateuco).

En la semana de esta celebración, el joven, en compañía de su familia y amigos, participa de la tefilin y toma parte activa del servicio religioso. Es un día festivo ya que representa un cumpleaños muy especial. Se acostumbra a sacar fotos y filmar la colocación de la tefilin, y la participación activa en el rezo de los viernes por la noche, que culminara en la mañana del sábado con protagonismo del Bar Mitzva en el servicio del Shajarit, que es cuando se  lo honra con la lectura de la Tora. Al finalizar se invita a un desayuno a los familiares y concurrentes. Por esta predica recibe regalos y atenciones.

Se visten con ropa que marca la tradición, como el pequeño sombrero que usan los varones al rezar (kipa) y el talit.

CELEBRACIÓN: va a depender de las costumbres locales y son reflejo del gusto personal o de los recursos económicos de cada familia. Se realizan los sábados por la noche (a partir de las 19 hs)  y finalizan los domingos al mediodía. Se invita a amigos y familiares. Se escucha música tradicional judía y los servicios gastronómicos son los típicos de esa cultura (para el cual se contratan empresas especializadas). Las invitaciones se entregan entre 20 y 30 días antes del evento.

El salón generalmente está dispuesto con una mesa principal, colocada en el centro, para el homenajeado y sus amigos más cercanos, y a cada lado se distribuyen las demás mesas, que contiene arreglos florales, lentejuelas, candelabros, etc. Frente  a la mesa principal esta la pista de baile y el escenario para los shows, y detrás una ambientación con un telón, velas, fotos del homenajeado, etc. Se recomienda mantener un mismo estilo en cuanto al manejo de los colores y materiales utilizados.

L a ambientación del salón varía de acuerdo con las preferencias de los anfitriones y el asesoramiento del personal calificado. Estas por lo general ocupan todo el espacio e incorporan elementos sonoros, visuales y de movimiento. También se suelen utilizar mucho los “rincones temáticos”.

En cuanto a la iluminación se acostumbra a usar luces robóticas, efectos ópticos, flashes, etc. y esto es muy importante ya que realza los efectos decorativos, genera espacios más cálidos e intensifica el valor de muebles y objetos.

Para el menú, lo habitual es que el servicio de la fiesta sea todo kosher, supervisado por un rabino.

El evento comienza con el ingreso de los invitados y una recepción con bocados calientes y mesa fría (una hora y media o dos horas). Luego se pasa al salón donde cada invitado se ubica en su correspondiente lugar. Entonces ingresa el homenajeado, momento en que los amigos y familiares acostumbran bailar, realizan rondas y levantan en andas al anfitrión (30/40 minutos). Luego viene el plato de entrada (20 minutos), tanda de baile (40 minutos), plato principal (25 minutos), tanda de baile o show (40 minutos), postre (20 minutos), ceremonia de velas (30 a 45 minutos), tanda de baile (30 minutos), final de la fiesta, donde en ocasiones se pasa un video con el resumen de la fiesta y se realiza un cierre gastronómico con pizza, sándwich, etc. Estos tiempos son bastantes flexibles ya que van a depender de la cantidad de homenajes que los amigos y familiares deseen realizarle al anfitrión, los cuales se van intercalando en distintos momentos del evento.

La ceremonia de vela  es lo más importante. Es en donde el homenajeado hace entrega a sus familiares más cercanos 13 velas (mas un presente a cada uno) y les dedica palabras de afecto y agradecimiento. Cada vela ya es asignada para cada familia por ejemplo las velas 1 y 2 son para los abuelos, las 3 y 4 para los tíos y primos, y así sucesivamente.

También se pueden incorporar otras cuestiones: en la recepción juegos para niños, magos, conjuntos musicales, etc.; el ingreso en el salón shows temáticos, bailarinas, cotillones luminosos, etc. y en la mesa dulce stands con maquillaje artísticos, juegos electrónicos para niños, cascadas de chocolate, etc.

Al final se acostumbra entregar un pequeño souvenir a cada niño y en ocasiones a los adultos.

•        BAT MITZVA: celebra el pasaje de la adultez de las niñas que se conmemora cuando cumplen 12 años. Esta ceremonia fue incorporada en el siglo pasado.

Las jóvenes son entrenadas en los preceptos religiosos y especialmente en todo lo que una mujer judía debe saber para vivir su judaísmo en plenitud. Sin embargo las tradiciones y enseñanzas son las mismas que se les imparte a los varones.

En sus comienzos este evento era grupal y se realizaba en escuelas judías o en templos, pero actualmente es una ceremonia más individual, similar a los de los varones, con la diferencia  que para la ceremonia de las velas solo se reparten 12.

•        BRIT MILA: es la ceremonia judía de la circuncisión y sin ella el niño no es considerado en la cuenta de las generaciones.

Esta ceremonia puede diferir de acuerdo con las costumbres adoptadas por los judíos en las regiones geográficas donde se asentaron.

Se realiza cuando el bebe cumple 8 meses y se encuentra a cargo de un médico especializado llamado mohel.

La madrina y padrino forman el cortejo del bebe a quien acompañan a cumplir con el Mitzva. El sandak es el varón que sostiene al bebe al momento del Brit (“pacto”) y significa  que es el principal testigo y defensor del bebe en el cumplimiento del Mitzva del Brit Mila. La madrina lleva al niño al recinto donde se realizara la Brit usando un almohadón con una mantita bordada (pasada de generación en generación) y lo entrega al padrino. Este, a su vez, entrega el bebe a su padre, quien recita la bendición a Dios, para luego cederlo al sandak y en este momento es cuando el mohel procede con su intervención. Terminado esto se procede a la bendición del niño a la vez que se le otorga formalmente el nombre judío que los padres eligieron. 

Es costumbre celebrar el Brit con una comida festiva en la casa de los padres o en un salón para fiestas. Se agasaja al recién nacido con prendas o juguetes.

•        CASAMIENTO JUDÍO: Es requisito fundamental que el hombre haya hecho el Bar Mitzva a los 13 años.

La boda judía se realiza al aire libre o en el interior de la sinagoga, siempre debajo de la jupa (manto o trozo de té con cuatro varas que lo sostienen), el cual representa la unión de la pareja.

La ceremonia es oficiada por un rabino de la comunidad, pero si alguno de los novios tuviera uno en especial que desee oficiar la ceremonia tendrá que pedirle permiso al rabino del templo.

Se acostumbra que el padre de la novia regale al novio un talit para usarlo en la jupa. La ceremonia consiste en entrar en la jupa, bendecir, tomar el vino y ponerle el anillo a la novia frente a dos testigos legales. Cuando el rabino bendice el vino, el novio toma la copa y se la pasa al padre de la novia, para que este se la entregue  a la novia quien también bebe. Entonces se firma la ketuba (contrato matrimonial) y se bendice  a los novios. El rabino dice unas palabras e invita a amigos y familiares a firmar el acta como  testigos. Para concluir la ceremonia se acostumbra a que el novio rompa una copa de vino con el pie derecho.

En el momento de elegir al bazan (quien canta las bendiciones) hay que tener en cuenta que este cumple un papel importante ya que es el que le va a dar un tono de color  a la ceremonia. Los templos ya tienen miembros asignados para esta función, pero se pueden contratar otros, que se acompañen con músicos que ejecutan instrumentos de vientos y órgano. También hay que considerar el coro que puede estar integrado por niños o adultos.

La novia debe vestirse con recato, cubrirse el pecho, usar mangas y pollera larga hasta el piso, sin trasparencias. Todos los presentes deben vestir en forma discreta.

El templo y los salones pueden estar decorados con arreglos florales.

Luego de la ceremonia religiosa la pareja realiza un ritual tradicional (yibud). Se dirigen a una habitación privada donde toman juntos un consomé típico. Luego pasan al salón de la recepción, donde se brinda diferentes bandejas con una variedad de comida amplia. En seguida se ingresa a salón donde cada comensal  tiene su ubicación predeterminada. Se sirven cuatro platos: salmón, crepes, pollo o carne y postre. Entre cada plato hay una ronda de baile.

Las mujeres deben encontrarse separadas de los hombres, acompañado a la novia, e incuso no pueden bailar juntos para evitar la seducción y que prevalezca el recato (la novia no baila el vals por estos motivos). El único acercamiento que tiene es cuando el novio o el padre de la novia se acercan a la pista de las mujeres para bailar con la misma.

Se escucha música tradicional judía y las fiestas ortodoxas se realizan los domingos, en cambio para los que no son religiosos se realiza el sábado por la noche.

Al final de la fiesta se agasaja a los novios con la bendición final de la comida y las siete bendiciones que se les hace durante la primera semana de casados: cada noche un pariente o amigo cercano realiza una comida y allí se bendice a los novios. En la fiesta se efectúa la primera bendición de las siete noches.

Por ultimo llega el momento de servir la mesa dulce y dar comienzo al carnaval carioca, para finalizar la fiesta con un brindis y la torta.  

 

BRUNCH

·        Es una combinación de desayuno y almuerzo, que surgió en los Estados Unidos entre los granjeros del Middle West, quienes, para no quedarse sin el desayuno, resolvieron juntar ambas comidas luego de participar de la misa dominical.

·        Se trata de una reunión informal, con servicio de mesa buffet o mesa americana sofisticada, donde los invitados se acercan a servirse a una mesa principal todas las veces que deseen, para luego tomar asiento en las mesas periféricas.

·        Los menús son generosos en cantidad y calidad, combinando servicios propios del desayuno y del almuerzo. Mucho de los platos se preparan en el momento, o se mantienen calientes durante todo e evento.

·        Se sirve a partir de media mañana (de 10 a 11) hasta las 15.

COMIDA DE NEGOCIOS

·        Se celebran durante la noche entre las 20:30 y las 22, de acuerdo con las costumbres del anfitrión y el estilo elegido.

·        Se pueden armar grupos de afinidad y salvo que la reunión se organice alrededor de un tema comercial, los cónyuges estarán incluidos en la invitación.

·        Si entre los invitados hubiera un extranjero, se deberá prever la presencia de un traductor.

·        Los invitados deben ser recibidos por los anfitriones o por el personal de servicio perfectamente uniformados. Luego son conducidos a la sala donde se los presentara al resto de los comensales.

·        La mesa debe tener un estilo formal y las ubicaciones son asignadas por los dueños de casa.

·        Al momento de retirarse,  son acompañados hasta la puerta para luego entregarles sus abrigos.

OPEN HOUSE

·        Llamado también evento de casa abierta o jornada a puertas abiertas, es un medio de comunicación por el cual una institución invita a uno o más públicos a visitarla y conocer sus dependencias, funcionamiento y especialmente el modo de trabajo.

·        Este evento puede realizarse en una jornada o extenderse varios días.

·        Para organizar un open house exitoso se tendrá presente lo siguiente:

Ø  Al elegir las fechas, tener en cuenta las vacaciones y otras actividades del público que será convocado.

Ø  Planificar los detalles con un mínimo de 60 días de anticipación.

Ø  Comunicar desde el comienzo la realización del evento a todos los empleados que se verán involucrados.

Ø  Tomar las medidas necesarias para que  todo se encuentre en excelentes condiciones.

Ø  Coordinar el trabajo de los guías y el personal.

FIN DE AÑO…. TIEMPO DE CELEBRAR

·        Con la excusa de despedir el año, las compañías reúnen a todos sus empleados.

·        La planificación de este tipo de eventos suele recaer en los departamentos de relaciones públicas, Recursos humanos o directamente en la presidencia.

·        El ambiente festivo se inaugura con unas palabras de la máxima autoridad y la entrega de premios, distinciones o placas del cumplimiento de objetivos. La primera hora por lo general transcurre en tranquilidad. Luego la fiesta adquiere una fuerza inusitada y ya no habrá vuelta atrás.

·        Cuando la fiesta es temática, se privilegia el concepto elegido en todos los aspectos de la celebración.

·        El obsequio para los participantes, al finalizar, debe ser el broche de oro del evento.

NACIMIENTOS

·        Baby shower: Es la fiesta de bienvenida al bebé.

Ø  Se envían invitaciones vía e-mail con alusiones al motivo del festejo, se

organizan juegos y sorpresas para la mamá.

Ø  El menú puede ser un té, acompañado por distintas variedades de masas.

Ø  El objetivo es agasajar, acompañar a la mamá en su último mes de embarazo.

·        Nació el bebe: Cuando un niño llega al mundo se convierte en la noticia más esperada por todos, familiares y amigos.

Ø  Entonces comienzan a llegar los presentes  que invaden el cuarto de la mamá y

el recién nacido, por lo que se recomienda consultar los horarios de visitas, siendo

de igual modo cuando ya se encuentran en su casa.

·        Del libro del bebé al fotoblog: Es el medio por el que toda mamá lleva desde el primer momento la cronología del bebé.

LOS EVENTOS RELIGIOSOS

·        El bautismo: Es una ceremonia que suele realizarse durante el primer año de vida. El bautismo imprime en el alma un signo espiritual indeleble, el carácter, que consagra al bautizado el culto de la religión cristiana.

Ø  Al niño lo acompaña un padrino y una madrina, elegidos por los padres, por lo general entre los amigos y familiares más cercanos.

Ø  En la mayoría de los casos, los bautismos se realizan en todas las iglesias católicas de pueblo o ciudades, en los horarios habituales de misa.

Ø  Lo mejor será reservar el día y el horario con anticipación, siempre teniendo en cuenta la disponibilidad de los padrinos y familiares.

Ø  Una vez elegida la iglesia, se aconseja efectuar las averiguaciones pertinentes para conocer los requerimientos generales.

Ø  Como se trata de una celebración familiar, la invitación a la ceremonia y festejo puede comunicarse con los medios habituales.

Ø  Usualmente el niño viste de blanco.

Ø  En la iglesia está permitido tomar fotografías y realizar filmaciones. Luego de la ceremonia se acostumbra realizar un almuerzo o un té en la casa de abuelos, padres o de alguno de los padrinos.

Ø  Siempre teniendo en cuenta que se trata de un festejo religioso, se aconseja regalar objetos que tengan  un valor religioso o espiritual.

Ø  Las estampitas con motivos religiosos siguen vigentes como souvenirs, pero se puede optar por más modernas, que incluyen la foto del bautizado.

Ø  Toda la ornamentación, requieren el predominio de los colores blanco y amarillo.

 LA COMUNIÓN

Este sacramento puede recibirse a partir de los 7años. Exige una preparación previa, de

la que se encargan los catequistas.

Ø  Unos días antes los niños reciben el sacramento de la confesión.

Ø  La ceremonia se realiza en la parroquia y se comparte con otros niños. El ministro puede ser un obispo o un sacerdote.

Ø  El color elegido para la vestimenta es el blanco, tanto para el vestido de las nenas como para la camisa de los niños que ira acompañado de un pantalón oscuro.

Ø  Las invitaciones en el caso de ser impresas deben ser entregadas con una anticipación de 20 días.

Ø  Los chicos ingresan todos juntos, en fila doble, precediendo al sacerdote.

Ø  La celebración comprende dos partes: la liturgia de la palabra y la liturgia de la eucaristía, y es en esta parte donde los niños reciben la comunión.

Ø  Al finalizar la celebración, los homenajeados reciben los saludos y se toman fotografías.

Ø  Los regalos siguen la línea del bautismo y en cuanto a los recordatorios se aconsejan figuras en diversos materiales.

LA CONFIRMACIÓN 

Con esta ceremonia se renuevan las promesas del bautismo.

-   Generalmente se recibe entre los 15 y 17 años, en la parroquia del lugar. Cada confirmado elige su padrino o madrina.

-   El signo de  la confirmación es el santo crisma, el cual es ungido por el sacerdote en la frente del confirmado.

- La celebración es diurna y no requiere una vestimenta especial.

        

EL CASAMIENTO CATÓLICO

  Significa la unión de cristo con la iglesia y se funda en el consentimiento de los

contrayentes. Siendo contemplados los siguientes requisitos por la iglesia:

-  Ser soltero (no casado por la iglesia); estar bautizado (presentar certificado de

bautismo); Completar y firmar un expediente en el que consta la condición de

bautizados; En el caso de que uno de los novios no sea católico, se firma un

expediente mixto; presentar dos testigos mayores de edad (no familiares de los

novios); Realizar el curso prematrimonial;

- La elección de la iglesia pueden realizarla los novios en cualquier lugar,

interviniendo los siguientes factores:  se prefiere una parroquia del barrio por

que se conoce al sacerdote que esta a su cargo. En todos los casos es

aconsejable  optar por el templo mas adecuado a las características que tendrá

la ceremonia, adecuándose a la cantidad de invitados.

- Otro factor es la flexibilidad de cada iglesia y sacerdote en cuanto a: La música,

los arreglos florales (ornamentos) y la celebración del matrimonio que puede

ser con esponsales o sin ella, teniendo en cuenta que para el primero se

requiere de mas tiempo.

- El vestido de la novia ha variado con el tiempo de ser solo blanco y largo

(símbolo de pureza)por lo que hoy se optan por otra gama de colores y largos.

Se recomienda que el vestido se adecue a la fiesta, conviene un modelo que 

resalte las partes del cuerpo que se quiera destacar y por ultimo, la comodidad

en el desplazamiento.

  - Los zapatos de la novia son un punto fundamental, se recomienda que no

superen los 6 cm el taco; y para el baile tener unos adicionales.

  - En cuanto al velo y la cola de la novia, debe prever el poder desmontarlas.

  - Los complementos del vestido de la novia, sugieren llevar un ramo de flores,

guantes (que se pueden usar o no); el peinado, make-up es recomendable

inclinarse por lo que le quede mejor a la novia según su estilo.

  - En cuanto a las alhajas debe armonizar con el modelo elegido.

  - La vestimenta del novio: el novio no tiene muchas opciones, sigue siendo formal

y con respecto a los zapatos conviene optar por los de buena horma, que sean

elegantes y en lo posible con cordones.

 - El cinturón, en cuero negro y con hebilla.

-  Otra opción además del clásico traje es usar un esmoquin o frac, siendo un

detalle a incorporar la flor en el ojal o bouquet, los cuales deberán  ser diseñados

por el que hace el ramo para la novia.

- Si el novio tuviera un rango militar o policial, el traje de gala de la institución

representa otra opción.

- La vestimenta del cortejo son un complemento de los novios, los cuales deberán

estar a la altura de las circunstancias. El gasto puede ser asumido por los novios o

por los padres de los niños.

-  Las madrinas siguen a la novia en orden de importancia.

-  El transporte de los novios y los padrinos es una elección que debe armonizar

con el estilo de la ceremonia y la fiesta.

-  Lo usual son los autos decorados con las cintas y brouquet de flores en el asiento

trasero, que llevan a la novia o a los novios con la luz encendida interna.

 -  En cuanto a la decoración de la iglesia, el pasillo central por lo general se cubre

con una alfombra roja o blanca, y se flanquea bancos.

 - Para la tarea de los fotógrafos y camarógrafos, es conveniente que los

profesionales contratados se instalen con anticipación

-  Los familiares y amigos de la novia se ubican en el ala derecha respecto del

altar y los del  novio a la izquierda.

-  Lo que no debe hacerse es esperar a la novia fuera de la iglesia, si no sentados

en los respectivos lugares.

-  Después de formular las respectivas promesas, se colocaran el anillo de bodas,

los cuales llevaran grabados el nombre del cónyuge y la fecha de casamiento. 

FESTIVALES

 Un festival es un evento, dentro de un mismo genero y estilo, que se suceden en distintos órdenes de acuerdo con un programa prediseñado, en un lugar y fecha estipulados con la debida antelación.

·        Festival de cine: Para los pueblos elegidos para la organización del festival significa recibir visitantes, acrecentar su economía local y a su vez fomentar el turismo local.

Como todo evento multitudinario y de larga duración, necesita una planificación exhaustiva y con la anticipación necesaria para promocionar el evento y potenciar su éxito.

Las ventas anticipadas de entradas requieren una programación.

Hay que obtener con la debida antelación permisos municipales y seguros, disponer y acondicionar áreas de recreación y suficiente hospedaje acorde con las previsiones estimadas acerca de la cantidad de asistentes que requerirán esos servicios.

Como todo evento necesita de un timing o cronología de los actos, con datos e información útil, áreas y responsables de cada una de ellas.

·        Festival de folklore: En un predio o localidad determinada se realizan peñas aledañas con fogones, vino, asado y empanadas, combinadas por grupos y cantores locales que exhiben su talento. La última noche la cierra la actuación de alguien afamado o de gran convocatoria.

·        Festival de rock, tango y otros estilos: Incluyen concurso de baile, la presentación de nuevos talentos o conjuntos con trayectoria, venta de merchandising, barra, salas VIP. Hay un maestro de ceremonia, jurados, entrega de premios, animadores, proyección de videos, entre otras actividades.

 Conciertos: Es la puesta en escena de una obra musical que se dan en cualquier genero musical. Estos pueden realizarse en una sala de teatro, en un predio cubierto con mayor capacidad  o en predios al aire libre.

Deberán tener a consideración lo siguiente:

-    Proyecto (elegir al artista en vivo), contratación, recursos humanos, recursos tecnológicos, recursos financieros, predio, normas de seguridad y prevención, programación, proveedores, publicidad y promoción, venta de entradas, etc.

Si el lugar elegido no fuera un teatro, alquilar suficientes baños químicos.

El acceso de la prensa y los invitados se deben organizar y acreditar previamente para evitar filtraciones.

Para artistas extranjeros, la organización deberá planear reservas de hoteles, asistentes, intérpretes, transporte, catering y todo tipo de servicios que cada artista y su staff requieran durante su estadía y actuación.

LOS EVENTOS DE PRENSA

 T oda actividad profesional requiere ser comunicado para darlo a conocer, y para cada actividad hay herramientas que resultan más efectivas que otras, así como más costosas o menos costosas.

Cuando se habla de medios  se suele pensar únicamente en televisión y diarios nacionales, pero o hay que olvidar al periódico local y a la radio.

Al momento de pensar en un evento para periodistas hay que considerar cual será el horario más conveniente para citarlos. La convocatoria se hace en forma personalizada, preferentemente dirigida a cada periodista o jefe de sección.

En el armado de la base de datos es importante discriminar los periodistas que son de interés según el negocio de que se trate, y tener presente que muchos trabajan free lance y no siempre reportan sus novedades a medios verdaderos.

·        Conferencia de prensa: Es un evento organizado por una empresa u organización para difundir información simultánea a todos los medios.

El primer paso es trabajar sobre el contenido de la conferencia: qué se va a comunicar, evaluando si la conferencia es necesaria realmente.

Otro aspecto a determinar es la modalidad de la conferencia: si va a ser abierta o cerrada.

Es importante organizarse adecuadamente, con oradores preparados, material de prensa completo y cuidado, que permita formar una buena imagen de la compañía.

Entre los temas que se consideraran para organizar una conferencia de prensa habrá que tener presente: Definir el presupuesto, actualizar la base de datos de la prensa, planificar a que medios se quiere llegar, establecer la fecha y hora, elegir un lugar accesible, consignar en la invitación, realizar el seguimiento de la confirmación telefónica, imprimir credenciales para los invitados y personal interviniente, contar con espacio suficiente y cómodo, colocar símbolos corporativos detrás de los disertantes, garantizar una instalación tecnológica adecuada, seleccionar portavoces de la empresa, imprimir los carteles que identifiquen los oradores en el estrado, incluir un coordinador, locutor o moderador, ser estricto en el cumplimiento de los horarios, organizar las acreditaciones por orden alfabético, cuidar las apariencias de los portavoces y oradores, capacitar al personal para responder sin demora, elegir los regalos para los invitados.

Al día siguiente de la conferencia de prensa habrá que responder en forma inmediata todas las solicitudes que los periodistas hayan planteado durante la conferencia.

Finalmente, se controlarán las publicaciones en todos los medios, y habrá que agradecer la divulgación de la información a todos los periodistas que lo hayan hecho.

·        Dossier o carpeta de prensa: Es un documento que se prepara para ser entregado a los periodistas en la conferencia de prensa, esta debe tener un índice al principio; un texto de apertura que informe el objetivo del comunicado; una presentación de la compañía; una gacetilla sobre el anuncio; folletos institucionales.

La carpeta, como toda herramienta de comunicación de una empresa, debe transmitir su estilo comunicacional teniendo en cuenta los colores, la calidad, la impresión, el contenido, es decir, cuidar sus formas hasta en los mínimos detalles.

·        Gacetilla o comunicado de prensa: es un mensaje breve por escrito, que comunica una novedad con lenguaje y criterio periodístico; esto significa que su redacción es objetiva y que los hechos son comprobables.

LA REUNIÓN

 Éste termino base para todo tipo de eventos, pero designa principalmente las reuniones de las sociedades, asociaciones, cooperativas, consorcios y fundaciones, que, con determinada frecuencia, realizan su asamblea.

Los estatutos que rigen el funcionamiento anual de socios. En ella, se lee la memoria, se aprueban loa balances y el estado de los resultados y se tratan los temas estipulados en el orden del día. Se redacta un acta y se eligen dos socios para firmarla. Los socios tienen voz y voto, y al finalizar  firman el libro de asistencia.

La reunión se realiza en la sede de la entidad o se alquila. Tiene una duración de media jornada.

CONGRESOS

Significa encuentro, reunión y también trato. Pueden estar organizados por individuos o por corporaciones. El objetivo es llegar a un nuevo nivel de conocimiento mediante la relaboración y el debate de los participantes. Un mismo congreso puede fijarse  uno o más propósitos.

Los congresos pueden ser nacionales o internacionales, de acuerdo con el origen de procedencia de los convocados para integrarlo. La organización varía de acuerdo con la naturaleza del congreso, el ámbito donde se realiza y el número de participantes convocados.

Los congresos se realizan con una regularidad específica, reglada en general por estatutos de la organización convocante.

Para que un congreso se considere internacional debe contar, por lo menos, con participantes de 3 países y tener un idioma oficial. Al finalizar el congreso, se prepara una memoria, que incluye loa alcances de la reunión, las resoluciones adoptadas y la formulación de nuevos planes para el siguiente período.

El congreso es un evento complejo, constituido por distinto tipos de actos.

En el caso de los congresos de organizaciones sindicales o políticas, a los congresales se los denomina delegados. Los congresos suelen ser organismos máximos de decisiones de este tipo.

BIBLIOGRAFÍA:  Cómo organizar eventos exitosos y fiestas inolvidables - Alicia del Carril y Elisa Gill - Aguilar - 2008.