CÓMO ORGANIZAR UNA EXPO.

En primer lugar, se debe determinar qué tipo de exposición se desea llevar a cabo, teniendo en cuenta el motivo por el cual se realiza la expo, si se busca un rédito económico, qué tipo de producto se quiere dar a conocer, si se desea mejorar las ventas, etc.

Los tiempos que se deben manejar para la organización de este tipo de eventos dependen de la índole del mismo:

Nivel Internacional: 12 a 18 meses de antelación

Nivel Latinoamericano: 6 a 12 meses de antelación

Nivel Nacional: 6 a 10 meses de antelación.            

Una vez definido el programa se deben enviar las invitaciones y folletería de “último aviso” en donde debe constar:

• Lema del evento
• Agenda
• Oradores
• Ubicación
• Fecha y duración
• Costos
• Transporte
• Alojamiento
• Cierre de inscripción

Congreso Internacional: 12 meses

Congreso Latinoamericano: 5 o 6 meses

Congreso Nacional: no menos de 2 meses

Antes de comenzar con la puesta en escena, se deben definir las metas y objetivos que se ajusten al presupuesto. Organizar el staff organizativo con estructura jerárquica, delimitaciones de responsabilidades y el otorgamiento de la autoridad necesaria para la toma de decisiones.

Los pasos a seguir:

§      Selección del lugar: si será abierto o no, cercano o no a la ciudad, e en el mismo lugar de los congresos.

§      Selección del hotel: categoría del hotel de acuerdo a la reunión, con la tipificación de las habitaciones según necesidades.

§      Oradores: moderador, oradores, locutores, lectores, anunciantes.

§      Personal contratado: azafatas, guías oficiales, técnicos, interpretes o servicios afines, personal de seguridad, medico, decoradores, otros.

§      Distribución de mensajes y material: anuncio del evento con la debida antelación, invitaciones, programas, material escrito y de trabajo, informaciones internas y memos, cuestionarios, encuestas, periódicos y mailing especifico.

§      Servicio de transporte: reservas, alquiler de autos, viajes de ida y vuelta estructurados con las compañías aéreas, viajes nocturnos, paseos y tiempo libre.

§      Requerimientos a los participantes: vacunas, seguros, documentación personal.

§      Comidas y bebidas: dietas especiales, platos típicos, refrigerios y servicios.

§      Tiempo: coordinación de cronogramas de viajes, envíos de programas y fichas de inscripción, fechas tope, material informativo y de trabajo.

El financiamiento se puede realizar de distintas maneras:

*        Totalmente a cargo de los participantes: gastos cubiertos con aranceles que abonarán  los  concurrentes.

*        Parcialmente a cargo de los participantes: a cargo del organizador o con costos absorbidos por la inclusión de sponsor, publicidad, ferias o exposiciones paralelas, subsidios oficiales o privados. Por parte de los participantes solo los viajes, alojamiento, comidas, gastos de inscripción, adquisición de materiales o trabajos.

*        Totalmente financiado: gastos a cargo de los patrocinadores.

*        Totalmente subsidiado: a cargo de organismo oficial que promueva el evento.

*        Cabe preguntase si el éxito dependerá de los oradores, de personalidades famosas como moderadores o invitados especiales, programas artísticos, motivaciones especiales, etc.

*        Se debe tener en cuenta imprevistos, que se pueden manejar mediante una caja diaria o chica.

Los aspectos a tener en cuenta a la hora de presupuestar:

\     Salón: sonido, retroproyectores, iluminación

\     Imprenta: invitaciones, afiches, certificados, programas, carpetas, sobres y hojas membretadas

\     Distribución de correspondencia

\     Oficina: alquiler, mobiliario, telefax

\     Personal

\     Artículos de librería

\     Honorarios de disertantes

\     Equipamientos: fotocopiadoras, computadoras

\     Servicio gastronómico: café, almuerzos, cenas, recepción de cierre

\     Difusión