viernes, 16 de diciembre de 2011


CÓMO ORGANIZAR UNA EXPO.
En primer lugar, se debe determinar qué tipo de exposición se desea llevar a cabo, teniendo en cuenta el motivo por el cual se realiza la expo, si se busca un rédito económico, qué tipo de producto se quiere dar a conocer, si se desea mejorar las ventas, etc.
Los tiempos que se deben manejar para la organización de este tipo de eventos dependen de la índole del mismo:
Nivel Internacional: 12 a 18 meses de antelación
Nivel Latinoamericano: 6 a 12 meses de antelación
Nivel Nacional: 6 a 10 meses de antelación.            
Una vez definido el programa se deben enviar las invitaciones y folletería de “último aviso” en donde debe constar:
  • Lema del evento
  • Agenda
  • Oradores
  • Ubicación
  • Fecha y duración
  • Costos
  • Transporte
  • Alojamiento
  • Cierre de inscripción
Congreso Internacional: 12 meses
Congreso Latinoamericano: 5 o 6 meses
Congreso Nacional: no menos de 2 meses

Antes de comenzar con la puesta en escena, se deben definir las metas y objetivos que se ajusten al presupuesto. Organizar el staff organizativo con estructura jerárquica, delimitaciones de responsabilidades y el otorgamiento de la autoridad necesaria para la toma de decisiones.
Los pasos a seguir:
§      Selección del lugar: si será abierto o no, cercano o no a la ciudad, e en el mismo lugar de los congresos.
§      Selección del hotel: categoría del hotel de acuerdo a la reunión, con la tipificación de las habitaciones según necesidades.
§      Oradores: moderador, oradores, locutores, lectores, anunciantes.
§      Personal contratado: azafatas, guías oficiales, técnicos, interpretes o servicios afines, personal de seguridad, medico, decoradores, otros.
§      Distribución de mensajes y material: anuncio del evento con la debida antelación, invitaciones, programas, material escrito y de trabajo, informaciones internas y memos, cuestionarios, encuestas, periódicos y mailing especifico.
§      Servicio de transporte: reservas, alquiler de autos, viajes de ida y vuelta estructurados con las compañías aéreas, viajes nocturnos, paseos y tiempo libre.
§      Requerimientos a los participantes: vacunas, seguros, documentación personal.
§      Comidas y bebidas: dietas especiales, platos típicos, refrigerios y servicios.
§      Tiempo: coordinación de cronogramas de viajes, envíos de programas y fichas de inscripción, fechas tope, material informativo y de trabajo.
El financiamiento se puede realizar de distintas maneras:
*        Totalmente a cargo de los participantes: gastos cubiertos con aranceles que abonarán  los  concurrentes.
*        Parcialmente a cargo de los participantes: a cargo del organizador o con costos absorbidos por la inclusión de sponsor, publicidad, ferias o exposiciones paralelas, subsidios oficiales o privados. Por parte de los participantes solo los viajes, alojamiento, comidas, gastos de inscripción, adquisición de materiales o trabajos.
*        Totalmente financiado: gastos a cargo de los patrocinadores.
*        Totalmente subsidiado: a cargo de organismo oficial que promueva el evento.
*        Cabe preguntase si el éxito dependerá de los oradores, de personalidades famosas como moderadores o invitados especiales, programas artísticos, motivaciones especiales, etc.
*        Se debe tener en cuenta imprevistos, que se pueden manejar mediante una caja diaria o chica.
Los aspectos a tener en cuenta a la hora de presupuestar:
\     Salón: sonido, retroproyectores, iluminación
\     Imprenta: invitaciones, afiches, certificados, programas, carpetas, sobres y hojas membretadas
\     Distribución de correspondencia
\     Oficina: alquiler, mobiliario, telefax
\     Personal
\     Artículos de librería
\     Honorarios de disertantes
\     Equipamientos: fotocopiadoras, computadoras
\     Servicio gastronómico: café, almuerzos, cenas, recepción de cierre
\     Difusión

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